8.х Нормативные документы (по внесению изменений, заявки от пользователей)

Внутренний контроль требует.
1. Создаете заявку в удобной для вас форме где сотрудник описывает проблемы, его руководитель подтверждает и передает Вам вы их регистрируете и выполнятете
2. То же самое создаете - пользоваетль пишет что хочет, внутренний контроль подписывает что не возражает и Вам передается
3. Ну это каждый сам решает.

Ну вообще на все должны быть процедуры где прописанно кто за что отвечен

могу описать как у меня постановка задач происходит.

1) в начале каждого месяца от руководителей всех подразделений собираются "хотелки".
2) по каждой хотелке идет обсуждение со внутренним заказчиком, что конкретно нужно сделать. хотелка превращается в задачу. редко когда задача превращается в нормальное ТЗ.
3) определяю приблизительные трудозатраты по времени на конретные задачи.
4) руководитель расставляет приоритеты выполнения задач (потому что задач всегда больше, чем времени на их выполнение. какие-то задачи более важные, чем другие. какие-то можно вообще задвинуть.).
5) помимо плановых задач оставляю некий буфер для решения срочных внезапных задач (бросай все, делай это!) и консультации сотрудников.
6) в конце месяца заказчиками проставляется процент выполнения задач. даже не процент, а галка - сделал/не сделал.
7) переменная часть моей зарплаты зависит от общего процента выполнения задач поставленных на месяц.

то есть время - основной конечный ресурс. имхо - от него и надо плясать.